Transição sem parar a operação
Trocar de contador
Quatro semanas, com cronograma escrito em cada etapa e sem que nenhuma obrigação deixe de ser entregue no meio do caminho.
Você já quis trocar e não trocou, porque alguém disse que é complicado, que vai perder histórico, ou que no meio da troca alguma obrigação deixa de ser entregue.
Nada disso precisa acontecer, e o que evita é ter o cronograma escrito antes de avisar o escritório atual.
As quatro semanas
| Quando | O que acontece | Quem faz |
|---|---|---|
| Antes de avisar | Levantamento do que existe, das obrigações do período e do que está em atraso. É aqui que se descobre se há passivo escondido | Nós, com o que você tem em mãos |
| Semana 1 | Comunicação formal ao escritório atual, com a lista de documentos a receber e o prazo, e a carta de transferência de responsabilidade técnica | Você assina, nós redigimos |
| Semana 2 | Recebimento e conferência de arquivos digitais, livros, balancetes, folha, certificados e procurações | Nós |
| Semana 3 | Migração, conferência de saldos de abertura e identificação do que precisa ser retificado | Nós |
| Semana 4 | Operação plena, com o primeiro fechamento no prazo contratado | Nós |
O levantamento inicial, e o que costuma aparecer nele
Fazemos esse levantamento antes de qualquer decisão, e ele é gratuito. Os quatro achados mais frequentes:
Obrigação acessória em atraso que ninguém sabia, normalmente estadual ou municipal, e normalmente ainda dentro do prazo de correção espontânea.
Saldo contábil sem lastro carregado por anos, que ninguém baixa porque ninguém sabe de onde veio.
Enquadramento tributário que deixou de ser o melhor depois de a empresa mudar de porte, de mix de receita ou de composição de folha.
Crédito recuperável não aproveitado. Esse último costuma pagar o primeiro ano de honorários. Não é promessa, é o que a frequência mostra, e você só saberá se vale para a sua empresa depois do levantamento.
Seus direitos na transição
- O escritório anterior deve entregar a documentação contábil e fiscal da empresa. Os documentos são seus.
- A responsabilidade técnica se transfere formalmente, com data, e isso protege os dois lados.
- Pendência financeira com o escritório anterior é assunto contratual entre vocês, e não justifica retenção de documento da empresa.
- Você tem direito aos arquivos digitais, e não apenas ao papel: SPED, folha e a base do sistema.
Quando há resistência, o caminho é a comunicação formal com prazo, e o Conselho Regional de Contabilidade tem canal próprio para o caso de a documentação não ser entregue.
Perguntas que chegam antes da primeira reunião
Posso trocar em qualquer época do ano?
Pode. O período mais tranquilo é logo após o fechamento de um trimestre, porque reduz o retrabalho de conferência de saldos. Mas nenhuma época impede a troca, e adiar por causa do calendário costuma custar mais do que trocar fora da janela ideal.
Vou perder o histórico?
Não. Os livros, arquivos digitais e demonstrações são da empresa, e são recebidos e conferidos na semana 2. Quando falta alguma coisa, isso fica registrado por escrito e reconstruímos o que for possível.
E se o escritório atual não entregar os documentos?
A comunicação formal com prazo resolve na maioria dos casos. Persistindo, o Conselho Regional de Contabilidade tem canal próprio para a situação. A documentação contábil e fiscal é da empresa.
O levantamento inicial tem custo?
Não tem, e não gera compromisso de contratação. Ele existe para que você decida com informação, inclusive a informação de que talvez não valha a pena trocar.
Alguma obrigação deixa de ser entregue no meio da troca?
Não, e é justamente por isso que existe o cronograma. As obrigações do período de transição ficam nomeadas, com responsável e data, antes de a troca começar.
Levantamento antes de decidir
O que existe hoje, o que está em atraso e o que há de crédito não aproveitado. Sem custo, e antes de qualquer conversa com o escritório atual.
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